La facturación es una ‘pata’ muy importante dentro de la administración de una empresa, tenga el tamaño que tenga. Y no deberíamos entenderla como algo independiente, sobre todo porque en unos meses llegan nuevos requisitos legales con VeriFactu y la facturación electrónica obligatoria.
VeriFactu es el sistema que ha puesto en marcha la Agencia Tributaria para que los registros de facturación sean íntegros y trazables. La factura electrónica, por su parte, regula las operaciones entre empresarios y profesionales. Y aunque ambas son obligaciones diferentes, su llegada puede servir a muchas organizaciones para revisar procesos internos y reducir las tareas manuales.
Cambia la facturación y la manera de gestionar el negocio
VeriFactu recoge los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación. Primero, para las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades, a partir del 1 de enero de 2027. Y el 1 de julio, para el resto de empresas y autónomos.
El objetivo de este sistema es que no se puedan modificar las facturas una vez emitidas y sea más sencillo controlar las operaciones, con el fin de reducir el fraude fiscal. Las facturas también deberán incorporar un código QR a partir de esa fecha.
La factura electrónica responde a una obligación diferente. Según la regulación, es una factura expedida, transmitida y recibida en formato electrónico, de acuerdo a unos requisitos técnicos para operaciones entre empresas y profesionales.
Información conectada y menos tareas manuales
Las pequeñas y grandes empresas, incluidos autónomos, tendrán que hacer cambios en sus sistemas a partir de ahora. Y no es algo negativo necesariamente.
El cambio es una manera de actualizar procesos y de automatizarlos. De hecho, un sistema conectado mejora la coordinación entre los distintos departamentos de una empresa. Por ejemplo:
- Una venta actualiza el inventario, el stock y envía automáticamente la factura.
- Esa factura va incluida directamente en la contabilidad de la empresa.
- Integra las nóminas con el resto de la gestión administrativa.
De esta manera, no hay información duplicada, se reduce el riesgo de cometer un error y es mucho más sencillo acceder a los datos de un negocio, así como tomar decisiones informadas.
Ventajas de un software ERP vs. un programa de facturación
Ahora que ya sabes cuándo entrará en vigor VeriFactu y qué es la factura electrónica, ¿conoces los softwares ERP? Es un sistema de gestión que conecta las distintas áreas de la empresa en una misma plataforma.
En un comercio, por ejemplo, es la manera de vincular las ventas, las compras y el inventario. Un buen software puede centralizar toda la información de los clientes de una asesoría o conectar la administración, las nóminas y la contabilidad en el caso de una pyme.
Lógicamente, un negocio pequeño puede tener suficiente con un programa de facturación básico o gratis. Pero a medida que la empresa crece, lo más eficiente es tener un software ERP adaptado a las necesidades del negocio y con margen para ampliar sus funciones en el futuro.
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